書く準備はできていますか？ 旅行方針?
もしそうなら、あなたは次のように考えているかもしれません：
「これを行う方法がわかりません。 これは複雑に思えます。 それを台無しにしたくない。」
会社の出張ポリシーの作成は、必ずしもロケット科学である必要はありません。
実際、このようなポリシーの複雑さは、おそらく組織の複雑さに大きく依存します。
しかし、あなたはおそらくこのプロジェクトで成功するために必要なものを持っています。
そうは言っても、あなたはおそらくすぐにあなたが持っている可能性があることを学ぶでしょう. 多くの助け 組織に最適なポリシーを作成します。
それでは、それを行う方法について話しましょう。
1.明確な目標を設定する
実際に作成のプロセスを開始する前に (または 更新さえ) あなたの旅行方針では、目標が何であるかを特定することが重要です。
明確な目標と期待を設定することで、狙うべき目標が得られます。これは、規制手順を作成しようとするときはいつでも非常に良いことです.
旅行ポリシーで達成したい目標の例としては、次のようなものがあります。
- 移動を効率化
- 不要な出張費を削減
- 旅行中の会社のポリシーの遵守を改善する
2. 組織をまとめる
ここでは、おそらくあなたが交渉したよりもはるかに多くの助けを得ることができます.
実際、組織の規模によっては、この手順が「役立つ」状態から「面倒」になることさえあるかもしれません。
出張ポリシーの起草に必要な最初のステップの 1 つは、社内のさまざまなオフィスに連絡して、出張ポリシーに何を含める必要があるかを把握して、各部門が連携しています。
旅行ポリシーの作成プロセスに参加する必要がある部門や幹部には、次のような人が含まれます。
- あなたのトラベルマネージャー
- あなたのオフィスマネージャー
- 代表取締役
- COO
- 頻繁に出張する従業員またはチーム メンバー
- 人事部
これらの人々を集めることで、旅行ポリシーのプロセスが合理化され、旅行に関する決定を下すことができるようになることに注意することが重要です。 誰が何を担当するのか と 誰が何を担当するのか.
異なる部門間で混乱が生じている場合は、出張ポリシーが合理化され、明確かつ正確になるように解決策を整理するのはあなた次第です。
従業員が出張に関する会社の期待とガイドラインを確実に理解できるようにするためには、明確で正確かつ合理化された出張ポリシーを持つことが重要です。
3. ポリシーがどの程度「厳格」になるかを判断する
不必要に厳格な旅行ポリシー ガイドラインを作成すると、 足らない 効率の向上ではありません。
最善の旅行ポリシーとは、移動するチームや従業員に必要なガイドラインを提供する一方で、機能を不可能にするある種の官僚的なネットワークに関係するすべての人を巻き込むことを回避するポリシーです。
言い換えれば、自分がどれだけ厳しくなるかを把握してから、適切と思われる方法で進めてください。
従業員の満足度の低下、生産性の低下、およびポリシー ガイドラインを順守する意欲の低下につながる可能性があるため、出張管理者は、企業の出張ポリシーを過度に厳格にしないことが重要です。
4. ポリシーにとって何が重要で何が重要でないかを決定する
チームが独自の旅行予約や宿泊施設を予約できるようにする必要がありますか?
予約をするためにトラベルマネージャーが必要ですか?
旅行のための資金の大部分が事前に計画されていた方がよいでしょうか?それとも、移動中にチームが独自の経済的選択を行うことを信頼できますか?
それとも—あなたは 本当 特定のものに特定の金額の資金を割り当て、必要に応じてチームにそれらの資金を分散させる必要があるだけですか?
何を理解する します と しません ポリシーの重要性は、プロセスでチームを混乱させたり遅くしたりすることなく、チームが成功するための力となるポリシーを起草する上で重要な部分です。
心に留めておくべき最も重要なことは、会社が達成しようとしている包括的な目標です。
旅行ポリシーは、会社が最小限の手間とフラストレーションでこれらの目標を達成できるようにするツールでなければなりません。
結論
そこにあります。
明確で整理された旅行ポリシーを作成するための 4 つのヒント。
この情報があれば、すぐにプロジェクトに取り掛かることができます。
幸運を。 あなたはこれを持っています！