リソースの使用率は、プロジェクトベースのサービス企業が監視すべき最も重要な KPI の 1 つです。 リソースの使用状況を測定することで、企業はより多くの情報に基づいてリソースの決定を行うことができ、スタッフの生産性とプロジェクトの収益性が向上します。
あらゆる組織の業績と成長はさまざまな要素によって決まりますが、その中で最も重要なのは人材です。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが予定どおりに完了するように、効果的かつ迅速に作業する必要があります。 チームメンバーの生産性、メンバーが取り組んでいるプロジェクト、スキルセット、将来の空き状況などを理解する必要があります。
しかし、規模や種類に関係なく、ほとんどの企業はリソース使用率を評価することの重要性をまだ認識していません。 その結果、リソース使用の統計と実績を追跡できなくなります。
このブログでは、リソースの利用に関して皆さんの頭に思い浮かぶかもしれない質問に答えます。
リソース使用率を理解する
プロジェクト マネージャーは、一定期間にわたるリソースの使用率を監視するリソース使用率統計を使用して、プロジェクト リソースの割り当て不足または割り当て超過を特定できます。
会社が可能な限り生産的に運営されるようにするために、リソースをより効率的に使用する方法を計画するのに役立ちます。
雇用主と従業員の両方が効率的なリソース管理から利益を得ることができます。 一方で、過労や燃え尽き症候群を防ぎ、よりバランスのとれたワークライフを実現することもできます。 一方で、従業員が自分の役割を実行可能で収益を上げるのに十分な仕事を確保できるようになります。
リソース使用率の計算
リソースの容量や可用性との関係で、リソースがどの程度適切に使用されているかを評価するための最良のアプローチは、リソースの使用率を通じて行うことです。 言い換えれば、チームの生産性を監視し、チームが圧倒されているか、圧倒されているかを判断することが含まれます。 次の式を使用して計算されます。
リソース使用率の計算式 = 実際の作業時間/割り当てられた作業時間 / リソースのキャパシティ
時間/日/割合および FTE (フルタイム換算) で測定できます。
最適利用: リソースを最大限に活用し、可能な限り最大限に活用するプロセスです。 利用可能なキャパシティを決定する際には、計画された休暇、トレーニング スケジュール、その他の管理関連タスクも考慮されます。
リソース活用ツールの深いメリットを明らかにする
リソース使用率を向上させ、リソース使用率ツールを使用してより適切な計画手順を開発するためのアプローチを見てみましょう。
- リソース活用ツールは、タスクを適切に管理するのに最適です。
チームが業務を遂行し、アクティビティを管理してリソースの使用率を向上させることを容易にするためには、適切なリソース使用率ツールを使用することが重要です。
リソース管理ソフトウェアeResource Scheduler などを使用すると、チームが時間を記録し、タスクを整理し、相互に通信し、クライアントに結果を提供することが簡単になります。
リソース使用率ツールは、チームのスケジュールと特定のタスクの責任者をより深く理解するのに役立ちます。 効率の向上はすべて、時間の経過とともにリソース使用率の向上に貢献します。
- 詳細なリソース計画スケジュールを作成します。
リソース活用ツールを使用することで、チームは時間を整理し、適切な従業員が時間通りにプロジェクトやタスクを完了できるようにすることができます。 これはプロジェクト管理に不可欠なコンポーネントであり、リソースの利用に役立ちます。 チームメンバーの作業スケジュールが明確に書き出されると、個人が自分のタスクをより効率的に達成できるようになり、監督者は時間枠、締め切り、責任をよりよく理解できるようになります。
- チームメンバーの時間を追跡します。
時間の追跡は、リソース利用の重要な要素です。 時間追跡により、スタッフが請求対象のプロジェクトに費やした時間や、社内会議や管理タスクに費やした時間をリアルタイムで確認できます。 収益性を最大化し、チームの時間を最大限に活用するには、時間を測定する必要があります。
時間を追跡すると、プロジェクトが完了するまでにどれくらい時間がかかるかがわかり、請求対象の使用量に役立ちます。 また、スタッフが十分に活用されていない、または過剰に活用されている場合を学習し、全員が満足できるようにタスクを再調整することもできます。
- 今後のプロジェクトの予測。
当社はリソース利用ツールを使用して、将来の取り組みを正確に見積もり、計画する場合があります。 これにより、計画プロセスの早い段階でより適切な判断を下せるようになり、スケジュールを書き直したり割り当てを割り当てたりする必要がなくなりました。 また、適切な担当者がプロジェクトに確実に割り当てられるようになります。
リソース活用ツールは、プロジェクトの正確な見積もりを作成し、将来の取り組みを計画するのに役立ちます。 これにより、計画プロセスの早い段階でより適切な判断を下せるようになり、スケジュールを書き直したり割り当てを割り当てたりする必要がなくなりました。 また、適切な担当者がプロジェクトに確実に割り当てられるようになります。
- 請求不可のアクティビティを削減します。
仕事をしていると、非課金活動は避けられません。 電子メールのチェック、文書のファイリング、社内マーケティング、会議への出席、チームワークなどの請求対象外のタスクは常に完了する必要があります。 ただし、この種のアクティビティには過度の時間がかかる場合があります。
管理者は、リソース使用率データを確認することで、請求対象外の時間が多いスタッフとその理由を特定できます。 スケジュールに余裕がある場合は、会議の時間を短縮したり、より多くのプロジェクトを与えるなどの調整を検討するかもしれません。
- 実際の時間と計画された時間を分析します。
管理者は、リソース使用率データを確認することで、請求対象外の時間が多いスタッフとその理由を特定できます。 スケジュールに余裕がある場合は、会議の時間を短縮したり、より多くのプロジェクトを与えるなどの調整を検討するかもしれません。
の リソース活用ツール プロジェクトに費やされる時間を把握し、プロジェクトに必要と予想される時間と比較できるようにします。 これにより、クライアントの見積もりが改善され、チームメンバーの作業負荷が軽減されます。
eResource Scheduler を使用してリソースを効率的に利用します。
私たちは、eRS での取り組みに必要なリソースを確保することがいかに重要であるかを理解しています。 また、お客様の目標を達成し、請求対象時間を追跡するためであることも理解しています。 必要な道具が揃っていればベストです。 そのため、当社はプロジェクトをより適切に計画し、職場の生産性を向上させるためのソリューションをあらゆる規模の企業に提供しています。
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