仕事をしていれば 典型的なオフィスでの仕事では、たとえリモートであっても、会議に必要以上の時間を費やすことになるでしょう。 AI顧客エンゲージメント企業Dialpadが昨年実施した調査では、回答者2,800人中83％が週に4～12時間を会議に費やしていると回答した。 あなたが創業者や経営幹部の場合、その時間は 20 時間以上に増加する可能性があります。
あなたが疲れ果てていることを誰も責めることはできません。 バーチャルであろうと対面であろうと、会議は集中力が必要であり、消耗する可能性があります。 特に内向的な人にとって 同僚との交流に元気をもらえない人。
あなたの会社が会議の種類を排除するという大胆な姿勢をとらない限り、 Shopifyは今年初めにそうなったと述べた、完全に逃れることは不可能でしょう。 ただし、特にあなたが主催者の場合は、少なくとも短くするように努めることはできます。 従業員の集まりは通常、Zoom の問題、無駄なおしゃべり、明確な議題の欠如などによって長引きすぎます。
完璧な戦略はありませんが、地獄に遭遇する時間を短縮するためのアイデアをいくつか紹介します。
バーチャル会議を短縮する方法
あなたが会議のスケジューラである場合は、ミッションクリティカルな会議や、多くのチームが最新情報を発表する必要がある場合を除き、1 時間または 45 分の会議を廃止することを検討してください。 30 分ですべてを終わらせることができるだろうか、と自問してみてください。 15はどうでしょうか？ カレンダーに設定した時間を厳守しすぎないようにしてください。
招待状を送信する前に、「これらの人々全員がこの会議に出席する必要があるだろうか?」と自問してください。 必要に応じて、いつでも出席していない人に簡単な最新情報を入力できます。 参加者が多すぎる会議も長引く可能性があります。
会議を主催した人は議論を主導し、予定通りに時間どおりに進めるように留意する必要があります。 それがあなたであり、それがあなたの得意分野ではない場合は、他の人を会議のリーダーに割り当ててください。 責任者がいない会議を開催しないでください。 それはさまよって長く行きすぎるのに最適な方法です。
パンデミックによる閉鎖により、Zoom は CEO から幼稚園から高等学校までの学生に至るまで、ほぼすべての人が使い始めなければならないツールになりました。 しかし、奇妙なことに、人々はZoomの多くのコントロールボタンを操作したり、サウンドを機能させたりするのがあまり上手になっていないように見えました。 2023 年になりましたが、会議は依然として「聞こえますか?」という言葉で台無しにされています。 私はミュートですか？」
「マイクとカメラを動作させる」ための猶予期間として、仮想会議室が 10 分早く開くことを参加者に事前に伝えてください。 可能であれば、会議室に誰かに来てもらい、問題を解決してもらいましょう。
会議に使用する仮想プラットフォームと一貫性を保ってください。 Zoom から Microsoft Teams、Google Meet に切り替えると、遅延につながる可能性のある変数がさらに増えます。
あらゆる種類の会議には必ず議題があるようにしてください。 アクションアイテムの欠如や目的のない会話ほど会議を長引かせるものはありません。
会話に関して言えば、世間話は 5 分 (またはそれ以下) に制限しましょう。 チームがしばらく会っていない場合、多少の歓談は問題ありませんが、議題が脱線しないようにしてください。 定例会議の場合は、会議終了後までテーブルでソーシャルチャットを行います。